Aperçu

Les administrateurs et gestionnaires de projets Firmex peuvent choisir d'activer ou de désactiver les options de documents chiffrés dans les projets où un ou plusieurs groupes ont des options de protection des documents Firmex appliquées.

Étant donné que Firmex ne peut pas appliquer d'options de protection supplémentaires à des documents déjà chiffrés, cette option vous permet de décider si vous souhaitez autoriser le téléchargement de documents chiffrés depuis votre projet, vous offrant ainsi un niveau de contrôle supplémentaire sur ces documents.

Qu’est-ce qu’un document chiffré ?

Un document chiffré est un document (PDF, fichier Office, etc.) qui a été préalablement protégé contre la visualisation et/ou la modification non autorisée avant d’être téléchargé dans Firmex. Les exemples courants de chiffrement de documents incluent la protection par mot de passe, les documents définis en lecture seule et les documents avec modification restreinte.

Comment savoir si un document est chiffré ?

Il existe trois indicateurs dans Firmex qui montrent si un document est chiffré :

1. Si vous avez sélectionné un document, la zone de détails à droite de l’écran affichera un message indiquant que le document est chiffré.
2. Si un document a une des options de protection de document Firmex appliquée à celui-ci et que le téléchargement de documents chiffrés est désactivé, une petite icône de cadenas apparaîtra près de l’icône du type de document.
   
3. Vous pouvez également trouver une liste complète des documents que Firmex a identifés comme chiffrés en générant le rapport suivant :
   
   
   1. Sélectionnez le menu Outils en haut à droite > Voir comme
   2. Sélectionnez un groupe à droite
   3. Sélectionnez l’icône Excel en haut à droite > Exporter le rapport d’accès
   4. La dernière colonne du rapport affichera « Yes » pour les documents chiffrés (Encrypted)

Pour les gestionnaires et administrateurs de projet : Vous pouvez désormais accéder à la vue rapide « Documents chiffrés » depuis le panneau de gauche dans l’onglet Documents. Cette vue affiche toutes les versions actuelles des documents identifés comme chiffrés, vous aidant à les identifier rapidement.

Dois-je activer les options de documents chiffrés ?

Si vous importez dans Firmex des documents qui ont déjà des fonctionnalités de sécurité personnalisées (comme la protection par mot de passe), vous pouvez accepter que les utilisateurs téléchargent les documents sans la protection de document Firmex. Dans ce scénario, vous pouvez activer les téléchargements cryptés afin que les utilisateurs puissent télécharger ces fichiers sans les paramètres de sécurité Firmex activés.

Pourquoi désactiver les options de documents chiffrés ?

Pour garantir que les documents chiffrés ne soient pas téléchargés sans appliquer la protection de document Firmex, vous pouvez désactiver l’option de téléchargement cryptés. Les utilisateurs avec la protection de document activée ne pourront pas visualiser ou télécharger les documents préalablement chiffrés, et un symbole de cadenas apparaîtra près de l’icône du type de fichier à côté du nom du document.

Si vous souhaitez que vos utilisateurs puissent télécharger les documents avec la protection de document Firmex appliquée, vous devez créer une nouvelle version « écrasée » du document, ce qui supprimera tout chiffrement existant.

Pour ce faire avec un PDF :

1. Sur votre ordinateur local, ouvrez le fichier dans Adobe Reader ou un autre lecteur PDF similaire
2. Imprimez le fichier en PDF (pour enregistrer un nouveau PDF sur votre ordinateur)
3. Importez ce nouveau PDF « écrasé » dans la salle de données
4. Vos utilisateurs devraient maintenant pouvoir télécharger ce fichier avec la protection de document Firmex

Remarque : Vous pouvez également importer une version non chiffrée du fichier via le menu « Ajouter une version » directement depuis la vue rapide des documents chiffrés.

Comment désactiver le téléchargement de documents chiffrés ?

Par défaut, l’option de téléchargement chiffré est activée, permettant aux utilisateurs de télécharger des fichiers chiffrés sans protection de document Firmex.

Pour désactiver le téléchargement de documents chiffrés :

1. Allez dans l’onglet Paramètres de votre projet > catégorie Protection de document.
2. Décochez les Téléchargements cryptés.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Ressources associées

• Un message d’erreur s’affiche lorsque j'essaie d'ouvrir ou de caviarder un fichier PDF
• Options de protection des documents