Chaque question posée est dirigée vers le Coordinateur des réponses (CR). C'est le seul rôle obligatoire dans QetR - les autres rôles sont optionnels.
L'écran de questions et réponses peut être utilisé de plusieurs manières : comme outil pour répondre aux questions, pour attribuer des questions à des experts et comme outil de rapport pour examiner les questions qui ont été posées et les réponses qui y ont été apportées.
Filtres rapides pour le Coordinateur des réponses
Cliquez sur le filtre Nouvelles questions à gauche pour voir les questions nécessitant votre attention immédiate. Utilisez les en-têtes de colonne pour filtrer les questions par priorité, date, ou groupe de Questions ayant posé la question.
Le filtre En cours vous montre les questions qui sont actuellement en cours de traitement, mais pour lesquelles les réponses n'ont pas encore été rédigées.
Le filtre À approuver/Envoyer présente les réponses qui ont été rédigées par les Experts ou les CR et qui attendent votre révision avant d'être soumises.
Si le rôle d'Approbateur existe, le filtre À approuver contiendra les réponses qui doivent être examinées par l'Approbateur.
Pour voir toutes les questions et réponses, quelles que soient leur statut, dans Tous les statuts, cliquez sur Réinitialiser les filtres.
Répondre à une question
Pour répondre à une question ou attribuer une question à un Expert, cliquez sur le titre de la question. Cela vous permettra d'accéder à l'écran de Réponse. Décomposons-le pour mieux le comprendre :
En haut, vous pouvez voir la question de l'auteur. Le volet de droite contient plusieurs informations supplémentaires sur la question : qui a posé la question, quand la question a été soumise, sa priorité, etc. Si votre projet permet les questions anonymes, le nom de l'auteur sera caché.
Vous pouvez réévaluer et catégoriser à nouveau une question en fonction de votre propre flux de travail.
Les activités autour de la question apparaissent en bas, dans le Fil d'activités. Vous trouverez les échanges entre le Coordinateur de réponses, les Experts et les Approbateurs. Cette activité est interne et ne sera pas partagée avec les groupes de Questions.
Si vous savez comment répondre à la question, vous pouvez la taper dans le volet de réponse. Vous pouvez lier des documents ou dossiers existants depuis l'onglet Documents ou choisir de télécharger de nouveaux documents, puis soumettre la réponse au groupe de Questions. Cochez la case sous la réponse pour soumettre les réponses à tous les groupes de Questions (c'est-à-dire rendre la réponse publique).
Si un autre utilisateur de Q&R du groupe de Réponses a déjà fourni une réponse, vous pouvez la soumettre (ou l'envoyer à l'Approbateur) à l'aide de l'option Reprendre la réponse.
L'option Reprendre la réponse permet de copier et de coller la réponse proposée en une seule action et vous permet d'apporter des modifications dans la zone de texte supérieure si vous avez besoin de modifier la réponse d'origine. Utiliser Reprendre la réponse vous permet également de vous assurer que tous les documents liés ou téléchargés avec la réponse restent attachés.
Réponses publiques
Avant de soumettre la réponse, déterminez si vous souhaitez la soumettre à tous les groupes de questions ou uniquement avec le groupe qui a posé la question. Le partage avec tous les groupes de questions rend la question et la réponse publiques, de manière à ce que tous les groupes de questions puissent en prendre connaissance, tout en préservant la confidentialité des informations relatives à l'auteur de la question. Selon votre choix, sélectionnez our désélectionnez la case à cocher située sous le bouton Soumettre.
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Soumettre ou, si un approbateur est en place, sélectionner Envoyer pour approbation et consulter la section Approbateur ci-dessous.
Attribuer une question
Vous pouvez attribuer la question soit à un autre CR, soit à un Expert. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Attribuer. Sélectionnez ou tapez le nom de l'Expert ou du CR. La personne à qui vous attribuez la question peut recevoir un avis par e-mail/courriel (en fonction des paramètres de paramètres de notification du groupe), et la question apparaîtra dans son écran QetR.
Vous pouvez également mettre d'autres personnes en copie en les incluant dans les champs CC, bien qu'aucune action ne soit requise de leur part. Enfin, vous pouvez rédiger un message personnalisé, qui sera uniquement visible par le groupe de Réponses.
Lorsque l'Approbateur est en place
Lorsque le CR est prêt à soumettre la question, la dernière étape sera d'envoyer la réponse pour approbation à l'Approbateur par le biais du bouton Envoyer pour approbation.
L'Approbateur a la possibilité soit d'approuver la réponse proposée, soit de la rejeter. Si la réponse est rejetée, il peut inclure des commentaires. L'Approbateur pourra rendre les questions publiques pour tous les groupes de Questions ou envoyer la réponse au groupe qui a posé la question.
Notez que si l'option « Exiger que le Coordinateur de réponses soumette manuellement la réponse au groupe de Questions après approbation » est cochée dans Paramètres Q&A > Options, l'e CR devra soumettre manuellement la réponse après qu'elle ait été approuvée par l'Approbateur.
On peut trouver la réponse approuvée dans la section À soumettre, en attendant que le Coordinateur de réponses soumette la réponse approuvée au côté Questions.
Exporter les résultats du Q&A
Les résultats du Q&A que vous voyez dans l'onglet Q&A peuvent être exportés vers une feuille de calcul Excel.
« Exporter tous les résultats » exportera toutes les questions et réponses disponibles pour vous dans le QetR.
Exporter les résultats filtrés exportera uniquement les questions et réponses dans les filtres demandés via le volet de gauche.