Chaque question posée est dirigée vers le Coordinateur des réponses (CR). C'est le seul rôle obligatoire dans le QetR - les autres rôles sont optionnels.
L'écran de questions et réponses peut être utilisé de plusieurs manières : comme outil pour répondre aux questions, pour attribuer des questions à des experts et comme outil de rapport pour examiner les questions qui ont été posées et les réponses qui y ont été apportées.
Filtres rapides pour le Coordinateur des réponses
Cliquez sur le filtre Nouvelles questions à gauche pour voir les questions nécessitant votre attention immédiate. Utilisez les en-têtes de colonne pour filtrer les questions par priorité, date, ou groupe de Questions qui a posé la question.
Le filtre En cours vous montre les questions qui sont actuellement en cours de traitement, mais pour lesquelles les réponses n'ont pas encore été rédigées.
Le filtre À approuver/Envoyer présente les réponses qui ont été rédigées par les Experts ou les CR et qui attendent votre révision avant d'être soumises.
Si le rôle d'Approbateur existe, le filtre À approuver contiendra les réponses qui doivent être examinées par l'Approbateur.
Pour voir toutes les questions et réponses, quel que soit leur statut, dans Tous les statuts, cliquez sur Réinitialiser les filtres.
Répondre à une question
Pour répondre à une question ou attribuer une question à un Expert, cliquez sur le titre de la question. Vous accédez à l'écran de Réponse. Décomposons-le pour mieux le comprendre :
En haut, vous pouvez voir la question de l'auteur. Le volet de droite contient des informations supplémentaires sur la question : qui a posé la question, quand la question a été soumise, sa priorité, etc. Si votre projet permet les questions anonymes, le nom de l'auteur sera caché.
Vous pouvez réévaluer et catégoriser à nouveau une question en fonction de votre propre flux de travail.
Les activités autour de la question apparaissent en bas, dans le Fil d'activités. Vous trouverez les échanges entre le Coordinateur des réponses, les Experts et les Approbateurs. Cette activité est interne et ne sera pas partagée avec le côté Questions.
Si vous savez comment répondre à la question, vous pouvez la taper dans le volet de réponse. Vous pouvez lier des documents ou dossiers existants depuis l'onglet Documents ou choisir de télécharger de nouveaux documents, puis soumettre la réponse au groupe de Questions. Cochez la case sous la réponse pour soumettre les réponses à tous les groupes de Questions (c'est-à-dire rendre la réponse publique).
Attribuer une question
Vous pouvez attribuer la question soit à un autre CR, soit à un Expert. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Attribuer. Sélectionnez ou tapez le nom de l'Expert ou du CR. La personne à qui vous attribuez la question peut recevoir un avis par mail/courriel (en fonction des paramètres de paramètres de notification du groupe), et la question apparaîtra dans son écran QetR.
Vous pouvez également mettre d'autres personnes en copie en les incluant dans les champs CC, bien qu'aucune action ne soit requise de leur part. Enfin, vous pouvez rédiger un message personnalisé, qui sera uniquement visible par le côté Réponses.
Lorsque l'Approbateur est en place
Lorsque le CR est prêt à soumettre la question, la dernière étape sera d'envoyer la réponse pour approbation à l'Approbateur par le biais du bouton Envoyer pour approbation.
L'Approbateur a la possibilité soit d'approuver la réponse proposée, soit de la rejeter. Si la réponse est rejetée, il peut inclure des commentaires. L'Approbateur pourra rendre les questions publiques pour tous les groupes de Questions ou envoyer la réponse au groupe qui a posé la question.
Notez que si l'option « Exiger que le Coordinateur de réponses soumette manuellement la réponse au groupe de Questions après approbation » est cochée dans Paramètres Q&A > Options, l'e CR devra soumettre manuellement la réponse après qu'elle ait été approuvée par l'Approbateur.
On peut trouver la réponse approuvée dans la section À soumettre, en attendant que le Coordinateur de réponses soumette la réponse approuvée au côté Questions.
Exporter les résultats du Q&A
Les résultats du Q&A que vous voyez dans l'onglet Q&A peuvent être exportés vers une feuille de calcul Excel.
« Exporter tous les résultats » exportera toutes les questions et réponses disponibles pour vous dans le QetR.
Exporter les résultats filtrés exportera uniquement les questions et réponses dans les filtres demandés via le volet de gauche.