Agregar e invitar usuarios

Agregar usuarios a un grupo

Una vez que los grupos han sido creados, puedes agregar usuarios a esos grupos. Los usuarios heredarán los permisos del grupo. Puedes agregar usuarios a un grupo manualmente (ingresando los datos del usuario); importando una hoja de cálculo con usuarios; o moviendo un usuario desde el grupo “Usuarios no asignados”.

(Para ver este video con subtítulos en español, selecciona "Español" en las opciones de subtítulos.)

Consulta nuestra guía para crear grupos en Firmex.

Para agregar usuarios a un grupo

1. En Firmex, haz clic en Grupos y usuarios.
2. En el lado izquierdo de la página, haz clic en el nombre del grupo al que deseas agregar usuarios.
3. Haz clic en Agregar usuarios.

Paso 1 – Seleccionar usuarios

En este paso, selecciona los usuarios que deseas agregar al grupo. Puedes seleccionar usuarios existentes en el sitio, crear nuevos usuarios o importar usuarios mediante una hoja de cálculo.

1. Para seleccionar usuarios existentes
   1. Escribe el nombre o apellido del usuario en el campo Buscar usuarios y empresas. La cuadrícula se actualizará con los resultados coincidentes.
   2. Selecciona los usuarios que deseas agregar usando las casillas de verificación y haz clic en la flecha azul para agregarlos al grupo. Alternativamente, puedes arrastrar y soltar los usuarios en la cuadrícula de la derecha.
2. Para crear nuevos usuarios
   1. Haz clic en Crear nuevo.
   2. Ingresa la información requerida y haz clic en la flecha azul para agregar al grupo.
3. Para importar usuarios
   1. Haz clic en Importar.
   2. Haz clic en Descargar plantilla para obtener la plantilla de importación.
   3. Completa y guarda la plantilla, siguiendo las instrucciones de la hoja “Instructions”. Nota: Las columnas con un asterisco (*) son obligatorias.
   4. Una vez completada la hoja, selecciona el archivo y haz clic en la flecha azul para importar los usuarios al grupo.

Paso 2 – Configurar notificaciones

En este paso, configura la frecuencia con la que el usuario recibirá notificaciones por correo electrónico. Los usuarios serán notificados cuando se carguen nuevos documentos con la frecuencia que tu selecciones. Los usuarios podrán ajustar su frecuencia una vez que hayan iniciado sesión. Luego, selecciona si el usuario debe recibir acceso ahora o más tarde, y si debe recibir una invitación ahora o más tarde.

• Para configurar la frecuencia de notificación
  Selecciona la frecuencia con uno de los botones, y si corresponde, selecciona la hora usando el menú desplegable. El valor predeterminado es diario a las 9:00 AM en la zona horaria del administrador.
  • Ejemplo: Si el administrador está en la zona horaria del Este y configura la hora a las 9AM, Firmex enviará el correo a los usuarios del Este a las 9AM, a los del Pacífico a las 6AM y a los de Greenwich a las 2PM.
  • Nota: Ten cuidado al seleccionar la opción “Inmediato”, ya que se enviará un correo por cada documento cargado. Las demás frecuencias envían un resumen diario con un máximo de 100 documentos listados por correo. Solo se enviará un correo con un enlace a “Ver todos los documentos nuevos”.
    
    
    
     
• Para conceder acceso o invitar a un usuario
  Selecciona Conceder acceso, Enviar invitación, o ambas opciones usando las casillas de verificación. Si seleccionas Enviar invitación, al final podrás personalizar y enviar el correo. Si no la seleccionas, podrá invitar al usuario más tarde.

Paso 3 – Revisar

Revise los ajustes. Si necesitas hacer modificaciones, vuelve al paso correspondiente. Haz clic en Enviar para completar el proceso.

Personalizar invitación y enviar correo

Si has optado por invitar a los usuarios ahora, podrás personalizar el correo. Por defecto, el correo contiene el nombre de usuario, contraseña y un enlace al proyecto.

Nota: Si estás invitando a varios usuarios, ellos no verán los datos de otros usuarios en el mismo correo.

Para conceder acceso y enviar la invitación más adelante

Nota: Enviar una invitación a un proyecto también concede acceso al mismo tiempo.

1. En Firmex, haz clic en Grupos y usuarios.
2. En el panel izquierdo, haz clic en el nombre del grupo que contiene los usuarios. También puedes hacer clic en Todos los usuarios y buscar los usuarios a invitar.
3. Haz clic en el ícono de sobre junto al usuario. Para invitar a varios a la vez, selecciona los usuarios con las casillas de verificación y haz clic en Administrar usuarios > Enviar invitaciones.