Resumen
Los administradores y gestores de proyectos de Firmex pueden optar por activar o desactivar las opciones de documentos cifrados en proyectos donde uno o más grupos tienen aplicadas opciones de protección de documentos de Firmex.
Dado que Firmex no puede aplicar opciones adicionales de protección de documentos a documentos previamente cifrados, esta opción le permite decidir si desea permitir la descarga de documentos cifrados desde su proyecto, proporcionándole un nivel adicional de control sobre estos documentos.
¿Qué es un documento cifrado?
Un documento cifrado es un archivo (PDF, archivo de Office, etc.) que ha sido previamente protegido contra la visualización y/o modificación no autorizada antes de ser cargado en Firmex. Ejemplos comunes de cifrado de documentos incluyen la protección por contraseña, documentos configurados como solo lectura y documentos con edición restringida.
¿Cómo saber si un documento está cifrado?
Hay tres indicadores en Firmex que muestran si un documento está cifrado:
- Si tienes un documento seleccionado, el área de detalles a la derecha de la pantalla mostrará un mensaje indicando que el documento está cifrado.
- Si un documento tiene opciones de protección de documentos Firmex aplicadas y la descarga de documentos cifrados está desactivada, aparecerá un pequeño icono de candado sobre el icono del tipo de documento.
- También puedes encontrar una lista completa de documentos que Firmex ha marcado como cifrados generando el siguiente informe:
- Selecciona el menú Herramientas en la parte superior derecha > Ver como
- Selecciona cualquier grupo a la derecha
- Selecciona el icono de Excel en la parte superior derecha > Exportar informe de acceso
- La última columna del informe mostrará "Sí" para los documentos cifrados
Para gestores y administradores de proyectos: Ahora también puedes acceder a la vista rápida “Documentos cifrados” desde el panel izquierdo en la pestaña Documentos. Esta vista muestra todas las versiones actuales de documentos que han sido marcados como cifrados, ayudándote a identificarlos rápidamente.
¿Debo habilitar las opciones de documentos cifrados?
Si estás cargando documentos en Firmex que ya tienen funciones de seguridad personalizadas (como protección por contraseña), puedes estar conforme con que los usuarios descarguen documentos sin la protección de documentos de Firmex. En este escenario, puedes habilitar las descargas cifradas para que los usuarios puedan descargar estos archivos sin que se apliquen los ajustes de seguridad de Firmex.
¿Por qué deshabilitar las opciones de documentos cifrados?
Para asegurarse de que los documentos cifrados no se descarguen sin aplicar la protección de documentos de Firmex, puedes desactivar la opción de descargas cifradas. Los usuarios con protección de documentos habilitada no podrán ver ni descargar documentos previamente cifrados, y aparecerá un símbolo de candado sobre el icono del tipo de archivo junto al nombre del documento.
Si deseas que tus usuarios puedan descargar los documentos con la protección de documentos de Firmex aplicada, debes crear una nueva versión “aplanada” del documento, lo que eliminará cualquier cifrado existente.
Para hacerlo con un PDF:
- En tu ordenador local, abre el archivo en Adobe Reader o un visor de PDF similar
- Imprime el archivo en PDF (para guardar un nuevo PDF en tu ordenador)
- Carga este nuevo PDF “aplanado” en la sala de datos
- Tus usuarios ahora deberían poder descargar este archivo con la protección de documentos de Firmex
Nota: También puedes cargar una versión no cifrada del archivo mediante el menú "Agregar versión" directamente desde la vista rápida de documentos cifrados.
¿Cómo desactivar la descarga de documentos cifrados?
Por defecto, la opción de descargas cifradas está habilitada, lo que permite a los usuarios descargar archivos cifrados sin la protección de documentos de Firmex.
Para desactivar la descarga de documentos cifrados:
- Ve a la pestaña Configuración de tu proyecto > categoría Protección de documentos.
- Desmarca la opción Descargas cifradas.
- Haz clic en Guardar cambios.
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