Cada pregunta realizada se envía al/los Coordinador(es) de Respuestas (ACs). Esta es la única función obligatoria en Q&A – las demás son opcionales. La pantalla de Q&A puede usarse de diversas formas: como herramienta para responder preguntas, para asignar preguntas a expertos, y como herramienta de informes para revisar lo que se ha preguntado y respondido.
Filtros rápidos para Coordinadores de Respuestas
Haz clic en el filtro “Nuevas preguntas” para ver aquellas que requieren atención inmediata.
Puedes usar los encabezados de columna para filtrar por prioridad, fecha o grupo de preguntas.
El filtro “En progreso” muestra preguntas que están siendo gestionadas pero aún no tienen respuesta redactada.
El filtro “Para aprobar/enviar” muestra respuestas redactadas por expertos o ACs que esperan revisión de tu parte.
Si existe el rol de Aprobador, el filtro “Para aprobar” contendrá respuestas que necesitan ser revisadas por este.
Para ver todas las preguntas y respuestas sin importar su estado, haz clic en “Restablecer filtros”.
Responder una pregunta
Para responder o asignar una pregunta a un experto, haz clic en el título de la pregunta.
Vista de la pantalla de respuesta:
En la parte superior, puedes ver la pregunta del autor. El panel derecho contiene información adicional sobre la pregunta: quién la hizo, cuándo se envió, su prioridad, etc. Si tu proyecto permite preguntas anónimas, el nombre del autor se ocultará.
Puede volver a priorizar y recategorizar una pregunta según tu propio flujo de trabajo.
La actividad relacionada con la pregunta aparece en la parte inferior, en el Panel de actividad. Aquí encontrarás la comunicación entre el Coordinador de Respuestas, Expertos y Aprobadores. Esta actividad es interna y no se compartirá con el lado de la pregunta.
Si conoces la respuesta a la pregunta, puedes escribirla en el panel de respuestas. Puedes vincular documentos o carpetas existentes desde la pestaña de documentos u optar por cargar nuevos documentos, y luego enviar la respuesta al grupo de preguntas.
Si otro usuario de Q&A en el lado de la respuesta ya ha proporcionado una respuesta, puedes enviarla al grupo de preguntas (o asignarla al aprobador) utilizando la opción Respuesta con cita.
La opción "Respuesta con cita" copia y pega la respuesta preliminar en una sola acción y permite realizar modificaciones en el cuadro de texto superior si es necesario ajustar la respuesta original. Además, usar "Respuesta con cita" asegura que cualquier documento vinculado o cargado con la respuesta permanezca adjunto.
Respuestas públicas
Antes de enviar la respuesta, considera si deseas compartirla con todos los grupos de preguntas o solo con el grupo que hizo la pregunta. Compartir con todos los grupos hace que la pregunta y la respuesta sean públicas para que todos los grupos puedan verla, mientras se mantiene la información sobre quién hizo la pregunta en confidencialidad. Dependiendo de tu elección, activa o desactiva la casilla junto al botón de envío.
Puedes seleccionar el botón Enviar, o si hay un aprobador en el proceso, seleccionar Enviar para aprobación y consultar la sección del aprobador a continuación.
Asignar una pregunta
Puedes asignar la pregunta a otro coordinador o a un experto. Para esto, haz clic en “Asignar” y selecciona/escribe el nombre del experto o AC.
La persona asignada puede recibir una notificación por correo electrónico, dependiendo de la configuración del grupo.
También puedes copiar a otras personas en CC, aunque no necesitan realizar ninguna acción.
Por último, puedes escribir un mensaje personalizado, visible solo para el grupo de respuestas.
Cuando hay un Aprobador
Cuando el AC está listo para enviar la respuesta, debe usar el botón “Enviar para aprobación”.
El Aprobador puede aprobar o rechazar la respuesta propuesta, e incluir comentarios si la rechaza. El aprobador puede hacer la respuesta pública o enviarla únicamente al grupo que hizo la pregunta.
Nota: Ten en cuenta que, si la opción "Requerir que el Coordinador de Respuestas envíe manualmente la respuesta al grupo de preguntas después de la aprobación" está marcada en Configuración de Q&A Opciones, el AC deberá enviar manualmente la respuesta después de que haya sido aprobada por el aprobador.
La respuesta aprobada se encuentra en la sección "Para enviar", esperando que el Coordinador de Respuestas la envíe al lado de la pregunta.
Exportar resultados de Q&A
Los resultados visibles en la pestaña Q&A se pueden exportar a una hoja de cálculo de Excel:
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Exportar todos los resultados: Exporta todas las preguntas y respuestas disponibles para usted.
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Exportar resultados filtrados: Exporta solo las preguntas y respuestas según los filtros aplicados desde el panel izquierdo.