En tant que Coordinateur de questions (CQ), vous pouvez soumettre des questions directement à l’équipe des réponses, mais vous devez également soumettre les questions qui ont été rédigées par les Auteurs de questions dans votre groupe.
Soumettre ou archiver les ébauches de questions des Auteurs de questions
Les ébauches de questions doivent être triées par les Coordinateurs de questions. À partir du filtre Ébauches de questions, sélectionnez le Titre de la question pour voir tous les détails. À partir de là, vous pouvez modifier la question, la catégorie ou la priorité avant de la soumettre à l'équipe des réponses. De plus, vous pouvez choisir de joindre tout document dans le VDR à la question.
Alternativement, les Ébauches de questions peuvent être supprimées en utilisant le menu déroulant. Notez que les questions supprimées ne peuvent être restaurées. L'équipe des réponses ne verra pas les questions en brouillon supprimées.
Vous pouvez utiliser les cases à cocher pour soumettre ou supprimer des questions en masse.
Comment poser une question
Il y a plusieurs façons de poser des questions :
Poser une seule question
Depuis l’onglet QetR, cliquez sur le bouton Ajouter.
Indiquez le titre de la question, fournissez plus de détails si nécessaire et liez un document ou un dossier, si applicable. Attribuez la question à une catégorie, définissez sa priorité, puis enregistrez la question en tant qu’Ébauche si vous êtes un Auteur de questions, ou soumettez la question si vous êtes un Coordinateur de questions.
S'il n'y a pas de Coordinateur de questions présent, un Auteur de questions peut soumettre une question directement au groupe des réponses. Une fois soumise, la question ne peut être révoquée et est remise à l'équipe des réponses.
Poser une question depuis l'onglet Documents
Faites un clic droit sur un document ou un dossier et sélectionnez « Ajouter une question ». L'écran de question apparaîtra, en lien avec le dossier ou le document sélectionné.
Importer une liste de questions
Vous pouvez également importer une liste de questions à l’aide d’un tableau Excel. Un groupe de questions peut inscrire toutes ses questions dans le tableau Excel, puis importer ce tableau dans Firmex. Cela fonctionne bien pour les groupes ayant de nombreuses questions ainsi que pour les groupes qui ne possèdent pas de compte Firmex pour tout le monde souhaitant poser une question. Le modèle est accessible via l’onglet QetR en cliquant sur le bouton Importer. Les questions peuvent être importées au nom d’un groupe de questions par le Coordinateur de réponses.
Comment rouvrir une question
Les Coordinateurs de questions peuvent rouvrir les questions ayant reçu des réponses, mais les Auteurs de questions ne le peuvent pas. Cela se fait généralement pour demander des clarifications ou plus de détails tout en conservant un historique de la question originale.
Pour rouvrir une question, sélectionnez simplement le titre de la question, puis cliquez sur le bouton Rouvrir.
Le Fil d’activité fournit un historique horodaté de votre conversation pour vous donner le contexte complet entourant la question originale. Notez que les réponses publiques ne peuvent être rouvertes.
Filtrer les questions
L'activité des questions et des réponses paraîtra dans l’onglet QetR, qui se trouve à côté de l’onglet Documents.
Dans le panneau de gauche, vous verrez des « Filtres rapides » prédéfinis qui vous permettent de voir les Questions et Réponses en attente.
Vous pouvez définir vos propres filtres en utilisant les menus déroulants sous ces filtres. Pour voir chaque question et réponse dans n’importe quel statut, cliquez sur « Réinitialiser les filtres ».
S'il y a un Coordinateur de questions présent, vous verrez également un filtre Ébauches de questions pour les questions en attente de soumission au groupe des réponses.
Certaines questions changeront de couleur en fonction du temps écoulé depuis qu’elles ont été posées. Les questions figurent en texte noir lorsqu’elles sont ouvertes depuis moins de 3 jours. Elles deviennent orange lorsqu’elles sont ouvertes depuis 3 à 4 jours, puis paraîtront en texte rouge si elles sont ouvertes depuis plus de 4 jours. Les questions peuvent également afficher la mention « Public » si le Groupe de réponses a décidé de partager la réponse publiquement.
Exporter les questions et réponses
Les résultats QetR que vous voyez dans l'onglet QetR peuvent être exportés dans un tableau Excel.
Exporter tous les résultats exportera toutes les questions et réponses disponibles dans le QetR.
Exporter les résultats filtrés exportera uniquement les questions et réponses correspondant aux filtres demandés via le panneau de gauche.