Les auteurs de questions peuvent rédiger des questions à l'intention d'un Coordinateur de questions pour qu’il les révise avant qu’elles se retrouvent du côté Réponse. Il existe plusieurs façons de poser des questions sous forme d’ébauche.
Poser une seule question
Depuis l'onglet QetR, cliquez sur le bouton Ajouter.
Remplissez le titre de la question, ajoutez plus de détails si nécessaire et liez à un document ou à un dossier si applicable. Attribuez la question à une catégorie, donnez-lui une priorité, puis enregistrez la question en tant qu’ébauche.
S'il n'y a pas de Coordinateur de questions, vous pouvez soumettre une question directement au groupe de réponse. Sinon, un Coordinateur de questions devra examiner les questions avant de les soumettre au côté Réponse. Une fois soumise, la question ne peut plus être retirée et est remise au côté Réponse.
On peut également poser une question depuis l'onglet Documents.
Cliquez avec le bouton droit sur un document ou un dossier et sélectionnez « Ajouter une question ». Le même écran de question apparaît, avec un lien vers le dossier ou le document sélectionné.
Importer une liste de questions
Vous pouvez également importer une liste de questions en utilisant une feuille de calcul. Cela fonctionne bien pour les groupes qui posent de nombreuses questions, ainsi que pour ceux qui n'ont pas de compte Firmex pour chaque personne souhaitant poser une question. Le modèle est accessible depuis l'onglet QetR en cliquant sur le bouton Importer.
Filtrer les questions
L'activité des questions et des réponses apparaît dans l'onglet QetR, situé à côté de l'onglet Documents. Dans le panneau de gauche, vous verrez des « Filtres rapides » prédéfinis qui vous permettent de voir les Questions en attente et les Réponses. Vous pouvez définir vos propres filtres en utilisant les menus déroulants sous ces filtres. Pour voir toutes les questions et réponses à n’importe quel stade, cliquez sur « Réinitialiser les filtres ».
Si un coordinateur de questions est présent, vous verrez également un filtre « Questions en ébauche » pour les questions en attente de soumission au groupe Réponse.
Certaines questions changeront de couleur en fonction de la durée d’ouverture. Les questions apparaissent en texte noir lorsqu'elles ont été ouvertes pendant moins de 3 jours. Elles deviendront orange lorsqu'elles auront été ouvertes pendant 3 à 4 jours. Elles apparaîtront en texte rouge si elles ont été ouvertes pendant plus de 4 jours. Les questions peuvent également afficher le texte avec la mention « Public » si le groupe de réponse a décidé de communiquer la réponse publiquement.
Exporter les questions et les réponses
Les résultats des questions et réponses que vous voyez dans l'onglet QetR peuvent être exportés vers une feuille de calcul Excel.
La fonction « Exporter tous les résultats » exporte toutes les questions et réponses disponibles pour vous dans la QetR.
La fonction « Exporter les résultats filtrés » exporte uniquement les questions et réponses correspondant aux filtres demandés par l’intermédiaire du panneau de gauche.