El informe de “Actividad de documentos por usuario” muestra la actividad de los usuarios en los documentos, basada en grupo, empresa, tipo de actividad y rango de fechas.
Este informe puede responder a las siguientes preguntas:
¿Cuándo descargó un usuario específico un documento determinado?
¿Qué usuarios han visualizado un documento determinado?
¿Cuándo se cargó un documento y por quién?
¿Quién eliminó un documento y cuándo?
¿Ha visualizado un usuario específico un documento determinado?
Para generar el informe:
- Selecciona entre los siguientes filtros:
Selecciona un grupo para filtrar el informe por un grupo específico. Por defecto, se muestran todos los grupos.
Selecciona una empresa para filtrar el informe por una empresa específica. Por defecto, se muestran todas las empresas.
Selecciona un tipo de actividad. Por defecto, se muestran cuatro actividades, destacadas en negrita:
- Visualización de documento
- Guardado de documento
- Carga de documento
- Descarga masiva de documentos
- Impresión de documento
- Copia de documento
- Eliminación/Remoción
- Agregar versión
- Eliminar versión
- Selecciona un rango de fechas para el informe.
- Haz clic en Ejecutar informe.
El informe muestra el tipo de actividad, la fecha y la hora correspondiente para cada usuario.
Seguimiento de documentos descargados
Tu puedes realizar el seguimiento de la actividad de documentos descargados siempre que se hayan aplicado opciones de protección que requieren un complemento. Dado que el complemento permite la comunicación entre el ordenador del usuario y Firmex para aplicar las protecciones, también se registran actividades como visualización e impresión. Estas protecciones incluyen Bloqueo al ordenador, Expiración de acceso y Deshabilitar impresión.
Identificación de documentos eliminados o removidos
Los títulos de documentos aparecen como enlaces que redirigen a su ubicación dentro del data room. Sin embargo, si un documento ha sido eliminado o removido, el título se mostrará como texto gris sin vínculo.
Las actividades relacionadas con documentos eliminados permanecen visibles en los informes, para mantener la transparencia y conservar la trazabilidad, de manera similar a las actividades de usuarios desactivados.