Un proyecto es la base de tu sitio Firmex. Es lo primero que creas: la estructura donde viven los documentos y los usuarios. Debes ser un Colaborador de Sitio o un Administrador de Sitio para poder crear un nuevo proyecto. A continuación se explican los pasos para crear un nuevo proyecto en Firmex.
Puedes configurar y editar los siguientes ajustes del proyecto:
- Nombre del Proyecto: El nombre del proyecto.
- Tipo de Proyecto: El tipo de proyecto que estás creando. Esto no cambia el comportamiento del proyecto, solo modifica las etiquetas de navegación que se aplican. Por ejemplo, el tipo de proyecto “Fusión” utilizará la etiqueta “Diligencia Debida”, mientras que el tipo de proyecto “Licitación” usará la etiqueta “Compartir Documentos” para la misma función. Puedes modificar estas etiquetas haciendo clic en la pestaña Configuración y luego navegando a Terminología.
- Industria: El sector al que corresponde el data room.
- País: El país donde se encuentran los servidores del data room.
- Valor: El valor estimado del acuerdo/proyecto (es decir, el valor del asunto que maneja la sala de datos).
- Nombre y Correo de Contacto: El nombre y correo electrónico de la persona más indicada para responder preguntas relacionadas con el proyecto. Mientras Firmex se encarga de las preguntas técnicas, esta persona responderá dudas sobre los documentos y la naturaleza del acuerdo. Cada proyecto solo puede tener un contacto asignado.
- Correo de Rebote (opcional): Tu proyecto envía correos de invitación y notificaciones sobre nueva actividad de documentos. Si estos correos rebotan, por ejemplo, debido a una dirección incorrecta, las notificaciones de rebote se enviarán a la dirección de correo electrónico ingresada aquí. Si se deja este campo en blanco, los correos rebotados se enviarán al administrador del sitio.
- Estado: Establece el estado del proyecto para determinar su visibilidad y acceso. Los proyectos generalmente se configuran como En Línea para permitir el acceso a los usuarios, o con Acceso Administrativo para bloquear el ingreso de usuarios:
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En Línea: El proyecto está activo y visible para todos los usuarios con acceso. La actividad de documentos, si está habilitada, enviará notificaciones por correo a todos los usuarios.
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Sin Conexión con Acceso Administrativo: Solo los administradores pueden ver e ingresar al proyecto. No es visible para los usuarios que no son administradores. La actividad de documentos, si está habilitada, enviará correos solo a los administradores.
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En Línea con Acceso Administrativo: Solo los administradores pueden ingresar al proyecto, aunque sea visible para todos los usuarios. Las notificaciones de actividad se enviarán solo a los administradores.
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Archivado: El proyecto estará disponible únicamente para los Administradores del Sitio. No será accesible para usuarios ni administradores del proyecto.
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Capacitación: El proyecto está destinado únicamente para fines de capacitación.
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- Configuración de Numeración: Firmex puede numerar automáticamente carpetas y subcarpetas en un directorio según el esquema especificado por el administrador del proyecto. La numeración automática aparece delante del nombre de la carpeta, según el esquema definido. Puede activarse o desactivarse para todo el proyecto o para directorios específicos. El esquema puede variar entre directorios. Las carpetas también pueden organizarse automáticamente en orden alfabético, lo cual desactivará la numeración automática.
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Numeración Automática: Numera automáticamente cada carpeta en un directorio siguiendo el esquema de numeración especificado en el campo correspondiente.
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Ocultar Numeración y ordenar manualmente: Desactiva la numeración automática de Firmex y permite ordenar las carpetas manualmente.
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Ocultar Numeración y ordenar alfabéticamente: Desactiva la numeración automática y organiza las carpetas en orden alfabético.
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- Esquema de Numeración: Si se selecciona Numeración Automática, ingresa el formato en el que deseas numerar las carpetas. Puedes elegir entre los caracteres A, AA, a, aa, I, i, 1 y los separadores . , – ) } ]
Ejemplos:
I.A.1.a
AA.a.1.1
A)I.1.1 - Cargar Declaración de Excención de Responsabilidad (opcional): Puedes cargar un documento de declaración de excención de responsabilidad desde tu disco duro para que todos los usuarios del proyecto lo lean la primera vez que ingresen. Se les presentarán dos opciones: Aceptar o Rechazar. Si el usuario acepta, podrá ingresar. Si lo rechaza, se le negará el acceso al proyecto.
- Mostrar cada vez que un usuario ingrese al Proyecto: Selecciona esta opción para mostrar el documento de excención de responsabilidad cada vez que un usuario ingrese al proyecto.