Copiar Proyecto permite a los administradores de proyectos copiar un proyecto existente, incluyendo todas sus carpetas, documentos, usuarios, permisos y configuraciones, a un nuevo proyecto. Además de reducir el tiempo dedicado a la creación repetitiva de proyectos, Copiar Proyecto disminuye el riesgo al establecer permisos. Esta función está reservada para Colaboradores del sitio y Administradores del sitio.
Usos y Aplicaciones
Proyectos de Plantilla
Para sitios en los que se crean múltiples proyectos similares, un administrador puede generar un proyecto plantilla adaptado para un caso específico, con carpetas predefinidas, terminología específica del proyecto y grupos preestablecidos. Cuando se necesita crear un nuevo proyecto, se copia el proyecto plantilla adecuado, lo que reduce el tiempo necesario para crear, copiar y personalizar el nuevo proyecto.
Mantén los proyectos plantilla con el estado "Acceso Administrativo Offline" para evitar que usuarios no administradores accedan a ellos.
Grupos Predefinidos
Aunque cada proyecto es único, algunos comparten permisos comunes. Con Copiar Proyecto, puedes establecer previamente esos permisos de grupo, asegurándote de que estén correctamente configurados al iniciar nuevos proyectos.
Por ejemplo, la mayoría de los proyectos de fusiones y adquisiciones (M&A) tienen un Grupo de Compradores y un Grupo de Asesores. Crea estos grupos con anticipación en tu proyecto plantilla y configura sus permisos. Cuando necesites crear un nuevo proyecto de M&A, simplemente copia el proyecto plantilla. Ahora, el administrador solo tendrá que añadir usuarios a los grupos correctos, en lugar de crear y definir grupos y permisos desde cero.
Pasos para Copiar un Proyecto
Se recomienda un enfoque de tres pasos:
- Copiar el proyecto
- Revisar y limpiar
- Publicar
Copiar
Cuando se copia un proyecto, su estado se define como "Acceso Administrativo Offline". Esto significa que solo los administradores pueden verlo y acceder a él mientras se configura.
Revisar y limpiar
Ingresa al proyecto copiado y revisa los datos transferidos. Presta especial atención a los documentos, carpetas y usuarios copiados. Modifica la Configuración del Proyecto y verifica el nombre del proyecto, el contacto principal y la declaración de responsabilidad (si existe).
Utiliza la herramienta "Vista como" para comprobar los permisos de grupo.
Aunque todos los usuarios se copian desde el proyecto original, aquellos sin el rol de Administrador no pueden ver ni acceder al proyecto mientras está en estado "Acceso Administrativo Offline". Elimina usuarios y revisa permisos antes de cambiar el estado a "Online".
Publicar
Una vez que hayas revisado el proyecto, cambia su estado a "Online" e invita a los usuarios.
FAQ
¿Qué se copia?
- Acuerdo de Confidencialidad (si está presente)
- Configuración del Proyecto
- Grupos y Usuarios
- Carpetas y sus permisos
- Documentos y versiones (opcional)
- Terminología del Proyecto
- Email In (las carpetas reciben una nueva dirección de correo)
- Etiquetas, comentarios
- Preguntas y respuestas (Q&A)
¿Quién puede copiar proyectos?
Los administradores de proyectos que también sean Colaboradores del sitio o Administradores del sitio pueden utilizar Copiar Proyecto.
¿Cómo se verán los informes de mi nuevo proyecto?
La actividad de los usuarios no se copia. La única actividad del nuevo proyecto son los documentos copiados, los cuales aparecen como copiados por el usuario que realizó la copia en la fecha en que se creó el proyecto.
¿Dónde está mi proyecto copiado?
Los proyectos copiados aparecen en la Lista de Proyectos. Intenta actualizar tu Lista de Proyectos después de realizar la copia.