Como Coordinador de Preguntas (QC), puedes enviar preguntas directamente al grupo de respuesta, pero también deberas enviar las preguntas que hayan sido redactadas por los Autores de Preguntas en tu grupo.
Enviar o archivar preguntas en borrador de los Autores de Preguntas
Las preguntas en borrador deben ser gestionadas por los Coordinadores. Desde el filtro “Preguntas en borrador”, selecciona el título de la pregunta para ver los detalles. Desde allí, puedes editar la pregunta, la categoría y la prioridad antes de enviarla al grupo de respuestas. También puedes vincular documentos del VDR a la pregunta.
Las preguntas en borrador también pueden eliminarse desde el menú desplegable. Una vez eliminadas, no se pueden recuperar, y el grupo de respuesta no verá ningún registro de esas preguntas eliminadas.
Utiliza las casillas de verificación para enviar o eliminar preguntas en bloque.
Cómo hacer una pregunta
Hay varias formas de hacer preguntas.
Hacer una pregunta individual
Desde la pestaña Q&A, haga clic en el botón Agregar.
Ingresa el título de la pregunta, añade detalles si es necesario y vincula un documento o carpeta si aplica. Asigna una categoría y una prioridad.
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Si tu eres un autor, guarda la pregunta como borrador.
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Si eres coordinador, puedes enviar la pregunta directamente.
Si no hay coordinador, el autor puede enviar la pregunta directamente al grupo de respuesta. Una vez enviada, la pregunta no puede retirarse.
Otra forma de hacer una pregunta es desde la pestaña Documentos.
Haz clic con el botón derecho en un documento o carpeta y selecciona “Agregar pregunta”. Se abrirá la misma pantalla, con el elemento vinculado.
Importar una lista de preguntas
También puedes importar una lista de preguntas mediante una hoja de cálculo Excel. El grupo puede completar todas las preguntas en la hoja y luego importarla a Firmex.
Esto es útil para grupos con muchas preguntas o sin cuenta Firmex para todos los miembros.
La plantilla está disponible desde la pestaña Q&A, haciendo clic en Importar.
Un Coordinador puede importar preguntas en nombre de un grupo.
Cómo reabrir una pregunta
Los Coordinadores de Preguntas (QCs) pueden reabrir preguntas que ya tienen respuesta, mientras que los autores no pueden. Esto es útil para pedir aclaraciones o más detalles manteniendo el historial original.
Para reabrir una pregunta, selecciona el título de la pregunta y haz clic en “Reabrir”.
El panel de Actividad muestra el historial con marca de tiempo de la conversación para brindar el contexto completo. Las respuestas públicas no pueden reabrirse.
Filtrar preguntas
Las actividades de preguntas y respuestas aparecen en la pestaña Q&A, al lado de la pestaña Documentos.
En el panel izquierdo verás los “Filtros rápidos”, que permiten visualizar preguntas y respuestas pendientes. Puedes definir tus propios filtros usando los menús desplegables debajo. Haz clic en “Restablecer filtros” para ver todas las preguntas y respuestas en cualquier estado.
Si hay un QC presente, también verás un filtro de “Preguntas en borrador” para las que están en espera de ser enviadas.
Algunas preguntas cambian de color según el tiempo abierto:
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Negro: Menos de 3 días
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Naranja: Entre 3 y 4 días
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Rojo: Más de 4 días
Las preguntas pueden mostrar el texto “Pública” si el grupo de respuesta ha decidido compartir la respuesta publicamente.
Exportar preguntas y respuestas
Los resultados visibles en la pestaña Q&A pueden exportarse a una hoja de Excel:
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Exportar todos los resultados: Exporta todas las preguntas y respuestas disponibles.
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Exportar resultados filtrados: Exporta solo las preguntas y respuestas según los filtros aplicados desde el panel izquierdo.