Übersicht
Der Zugriffsbericht ist ein umfassender Bericht, der die Inhaltsrolle jedes Benutzers für jeden Ordner und jedes Dokument im Projekt anzeigt. Er bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Benutzerzugriffe und enthält die aktivierten Dokumentenschutzoptionen für jedes Dokument im Projekt.
Der Bericht kann folgende Fragen beantworten:
Welche Dokumente sind druckgeschützt?
Welche Dokumente sind für einen bestimmten Benutzer ausgeblendet?
Welche Ablaufdaten haben die Dokumente für diese Benutzer?
Sind bestimmte Dokumente verschlüsselt und können daher nicht geschützt werden? Siehe Optionen für verschlüsselte Dokumente für weitere Details.
Welche Dokumente oder Ordner sind für eine bestimmte Gruppe ausgeblendet?
So führen Sie den Bericht aus
Sie können einen Zugriffsbericht für Folgendes erstellen:
Alle Benutzer im Projekt
Eine bestimmte Gruppe
Bericht für alle Benutzer ausführen
So führen Sie den Bericht für das gesamte Projekt (alle Inhalte) aus:
Klicken Sie im Tab Dokumente auf den Header Dokumentfreigabe. Abhängig von Ihrer Terminologie und dem Projekttyp kann dieser auch „Due Diligence“ oder anders benannt sein.
Klicken Sie auf Zugriffsbericht exportieren. Der Bericht wird im Excel-Format heruntergeladen.
Bericht für einen bestimmten Ordner ausführen
Klicken Sie im Tab Dokumente auf ein Verzeichnis oder einen Ordner.
Klicken Sie im Dokumentenraster auf die Schaltfläche Berichte exportieren (Excel-Symbol) und wählen Sie Zugriffsbericht exportieren. Der Bericht wird im Excel-Format für das gewählte Verzeichnis und alle Unterordner heruntergeladen.
Bericht für Benutzer einer bestimmten Gruppe ausführen
- Gehen Sie zu Anzeigen als im Bereich Tools oben rechts.
- Wählen Sie die Gruppe aus > Excel-Symbol oben rechts > Zugriffsbericht exportieren.
- Der Bericht wird im Excel-Format heruntergeladen und zeigt die Zugriffsrechte und Schutzoptionen für die gewählte Gruppe im gesamten Projekt an.