Der Bericht „Dokumentenaktivität nach Benutzer“ zeigt die Aktivitäten von Benutzern an Dokumenten basierend auf Gruppe, Unternehmen, Aktivitätstyp und Datumsbereich.
Dieser Bericht kann folgende Fragen beantworten:
- Wann hat ein bestimmter Benutzer ein bestimmtes Dokument heruntergeladen?
- Welche Benutzer haben ein bestimmtes Dokument angesehen?
- Wann wurde ein Dokument hochgeladen und von wem?
- Wann wurde ein Dokument gelöscht und von wem?
- Hat ein bestimmter Benutzer ein bestimmtes Dokument angesehen?
So führen Sie den Bericht aus:
- Wählen Sie aus den folgenden Filtern aus:
Wählen Sie eine Gruppe, um den Bericht für eine bestimmte Gruppe zu filtern. Standardmäßig werden alle Gruppen angezeigt.
Wählen Sie ein Unternehmen, um den Bericht für ein bestimmtes Unternehmen zu filtern. Standardmäßig werden alle Unternehmen angezeigt.
Wählen Sie einen Aktivitätstyp. Standardmäßig werden vier Aktivitäten angezeigt hervorgehoben:- Dokument anzeigen
- Dokument speichern
- Dokument hochladen
- Dokumentensammlung herunterladen
- Dokument drucken
- Dokument kopieren
- Löschen/Entfernen
- Version hinzufügen
- Version löschen
- Wählen Sie einen Datumsbereich für den Bericht.
- Klicken Sie auf Bericht ausführen.
Der Bericht zeigt den Aktivitätstyp, das Datum und die Uhrzeit der Aktivität für jeden Benutzer an.
Nachverfolgung heruntergeladener Dokumente
Die Aktivitäten heruntergeladener Dokumente können verfolgt werden, sofern Dokumentenschutzoptionen verwendet werden, die ein Plug-in erfordern. Da das Plug-in die Kommunikation zwischen dem Computer des Benutzers und Firmex ermöglicht, werden auch Aktivitäten wie Dokumentanzeigen und Druckvorgänge aufgezeichnet. Zu diesen Schutzmechanismen gehören: Sperren auf Computer, Zugriff ablaufen lassen und Drucken deaktivieren.
Identifizierung gelöschter und entfernter Dokumente
Dokumenttitel erscheinen als Link, der Sie zum Speicherort des Dokuments im Datenraum weiterleitet. Wenn jedoch ein Dokument gelöscht oder entfernt wurde, wird der Titel als ausgegrachter Text angezeigt.
Aktivitäten gelöschter Dokumente bleiben in den Berichten erhalten, um Transparenz zu gewährleisten und eine nachvollziehbare Prüfspur zu bieten, ähnlich wie bei deaktivierten Benutzern.