Benutzer hinzufügen und einladen

Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen

Sobald Gruppen eingerichtet wurden, können Sie Benutzer zu diesen Gruppen hinzufügen. Benutzer übernehmen die Berechtigungen der Gruppe. Sie können Benutzer manuell hinzufügen (durch Eingabe der Benutzerdaten), durch Importieren einer Excel-Tabelle oder durch Verschieben aus der Gruppe Nicht zugewiesene Benutzer.

(Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.)

Siehe unsere Anleitung zum Erstellen von Gruppen in Firmex.

So fügen Sie Benutzer zu einer Gruppe hinzu

Klicken Sie in Firmex auf Gruppen & Benutzer.
Klicken Sie auf der linken Seite auf den Gruppennamen, zu dem Sie Benutzer hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.

Schritt 1 – Benutzer auswählen

Wählen Sie in diesem Schritt die Benutzer aus, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten. Sie können bestehende Benutzer auswählen, neue Benutzer erstellen oder Benutzer per Excel-Datei importieren.

Bestehende Benutzer auswählen
1. Geben Sie den Vor- oder Nachnamen des Benutzers in das Feld Benutzer und Firmen suchen ein. Die Liste wird entsprechend aktualisiert.
2. Wählen Sie Benutzer mit den Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um sie zur Gruppe hinzuzufügen. Alternativ können Sie Benutzer auch per Drag & Drop in das rechte Raster ziehen.
Neue Benutzer erstellen
1. Klicken Sie auf Neu erstellen.
2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um den Benutzer hinzuzufügen.
Benutzer importieren
1. Klicken Sie auf Importieren.
2. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die Excel-Vorlage herunterzuladen.
3. Füllen Sie die Vorlage entsprechend den Anweisungen in der „Instructions“-Tabelle aus und speichern Sie sie. Hinweis: Spalten mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.
4. Wählen Sie anschließend die Datei aus und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um die Benutzer zu importieren.

Schritt 2 – Benachrichtigungen festlegen

Stellen Sie die E-Mail-Benachrichtigungsfrequenz ein. Benutzer erhalten Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente hochgeladen wurden – gemäß der gewählten Frequenz. Benutzer können diese Einstellung später selbst anpassen. Wählen Sie außerdem, ob Benutzer jetzt oder später Zugriff erhalten und ob Sie jetzt oder später eine Einladung senden möchten.

E-Mail-Benachrichtigungsfrequenz festlegen
Wählen Sie eine Frequenz über die Radiobuttons und ggf. eine Uhrzeit. Die Standardeinstellung ist täglich um 9:00 Uhr in der Zeitzone des Administrators.
- Beispiel: Ist der Administrator in der Zeitzone „Osten“ (Eastern), erhalten Benutzer dort ihre Mail um 9:00 Uhr, Benutzer in „Pazifik“ um 6:00 Uhr und Benutzer in „Greenwich“ um 14:00 Uhr.
- Hinweis: Wählen Sie „Sofort“ mit Bedacht, da für jedes hochgeladene Dokument eine einzelne E-Mail gesendet wird.
  Andere Frequenzen versenden eine Zusammenfassung mit max. 100 Dokumenten pro E-Mail und einem Link zu „Alle neuen Dokumente ansehen“.
Zugriff gewähren oder Benutzer einladen
Wählen Sie über die Kontrollkästchen Zugriff gewähren, Einladung senden oder beides.
Wenn Sie „Einladung senden“ auswählen, können Sie am Ende eine Einladungs-E-Mail anpassen und senden. Wenn Sie das Feld nicht aktivieren, können Sie Benutzer später einladen.

Schritt 3 – Überprüfen

Überprüfen Sie die Einstellungen. Gehen Sie zurück, wenn Änderungen nötig sind. Klicken Sie auf Absenden, um den Vorgang abzuschließen.

Einladung anpassen und E-Mail senden

Wenn Sie Benutzer jetzt einladen, können Sie den Einladungs-Text anpassen. Die Standardmail enthält Benutzernamen, Passwort und den Projektlink.

Hinweis: Wenn Sie mehrere Benutzer einladen, sehen diese nicht, wer ebenfalls eingeladen wurde.

Zugriff gewähren und Einladung später senden

Hinweis: Das Senden einer Einladung gewährt gleichzeitig Zugriff.

Klicken Sie in Firmex auf Gruppen & Benutzer.
Klicken Sie auf der linken Seite auf die Gruppe mit den betreffenden Benutzern oder auf Alle Benutzer.
Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol neben dem Benutzer.Um mehrere Benutzer gleichzeitig einzuladen, wählen Sie sie mit den Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf Benutzer verwalten > Einladungen senden.