Gruppe hinzufügen & Standardberechtigungen festlegen

Übersicht

Um auf ein Firmex-Projekt und dessen Dokumente zuzugreifen, muss ein Projektadministrator zuerst eine Gruppe einrichten, Berechtigungen festlegen und Benutzer zu dieser Gruppe einladen oder verschieben. Erst danach erhalten Benutzer Zugriff.

Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.

Gruppe erstellen und Optionen festlegen

1. In Firmex auf Gruppen & Benutzer klicken.
2. Auf der linken Seite auf Alle Gruppen klicken.
3. Neue Gruppe hinzufügen auswählen.

Schritt 1 – Gruppeninformationen

1. Namen der Gruppe im Feld Name eingeben.
2. Optional eine Beschreibung hinzufügen.

3. Auf Weiter klicken.

Schritt 2 – Gruppenberechtigungen

Hinweis: Standardmäßig haben Administratoren- und Support-Gruppen beim Erstellen eines Projekts den Sammeldownload aktiviert.

1. Projektrolle über das Dropdown-Menü Projektrolle auswählen.
   
2. Standard-Inhaltsrolle über das Dropdown-Menü Standard-Inhaltsrolle auswählen.
   
3. Dokumentenschutzoptionen definieren:

• Speichern deaktivieren
• Drucken deaktivieren
• Wasserzeichen erzwingen
• An Computer binden
• Zugriff ablaufen lassen

4. Auf Weiter klicken.

Schritt 3 – Index-Berechtigungen (optional)

Hinweis: Dieser Schritt erscheint nur, wenn das Projekt ein Verzeichnis enthält.

Inhaltsrolle für einzelne Verzeichnisse überschreiben, wenn gewünscht.

Schritt 4 – Überprüfen

Einstellungen überprüfen, ggf. zurückgehen und ändern, dann Fertigstellen klicken.

Gruppeneinstellungen ändern

1. In Firmex auf Gruppen & Benutzer klicken.
2. In der Übersicht auf Alle Gruppen klicken.
3. Zum Bearbeiten von Name/Beschreibung auf das Stiftsymbol neben dem Gruppennamen klicken.
4. Projektrolle, Inhaltsrolle und Dokumentenschutz über Dropdowns ändern.

Benutzer zu Gruppe hinzufügen

Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.

1. In Firmex auf Gruppen & Benutzer klicken.
2. Gruppe wählen.
3. Auf Benutzer hinzufügen klicken.

Schritt 1 – Benutzer auswählen

In diesem Schritt wählen Sie die Benutzer aus, die zur Gruppe hinzugefügt werden sollen. Sie können aus bestehenden Seitennutzern auswählen, neue Benutzer erstellen oder Benutzer über eine Tabelle importieren.

1. Vorhandene Benutzer auswählen
   1. Geben Sie den Vor- oder Nachnamen des Benutzers in das Feld Benutzer und Unternehmen suchen ein. Das Raster wird automatisch mit passenden Benutzern aktualisiert.
   2. Wählen Sie die gewünschten Benutzer mit den Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um sie zur Gruppe hinzuzufügen. Alternativ können Sie die Benutzer per Drag-and-Drop in das Raster auf der rechten Seite ziehen.
      
      
2. Neue Benutzer erstellen
   1. Klicken Sie auf Neu erstellen.
   2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um den Benutzer der Gruppe hinzuzufügen.
      
      
3. Benutzer importieren
   1. Klicken Sie auf Importieren.
   2. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die Importvorlage herunterzuladen.
   3. Füllen Sie die Vorlage entsprechend der Anleitung im Arbeitsblatt Instructions aus und speichern Sie sie.
      Hinweis: Spalten mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.
   4. Wählen Sie anschließend die Datei aus und klicken Sie auf den blauen Pfeil, um die Benutzer in die Gruppe zu importieren

Schritt 2 – Benachrichtigungen festlegen

In diesem Schritt legen Sie fest, wie häufig der Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente erhalten soll. Benutzer werden entsprechend der von Ihnen gewählten Häufigkeit benachrichtigt. Sie können die Benachrichtigungseinstellungen später selbst ändern, sobald sie eingeloggt sind.

• Benachrichtigungshäufigkeit festlegen
  Wählen Sie eine Option über die Radiobuttons aus. Falls zutreffend, wählen Sie eine Tageszeit über das Dropdown-Menü (z. B. tägliche E-Mails um 9:00 Uhr Eastern, ist die Voreinstellung).
  
  Hinweis: Seien Sie vorsichtig mit der Auswahl Sofort, da für jedes hochgeladene Dokument eine separate E-Mail gesendet wird. Die anderen Optionen versenden eine Zusammenfassungs-E-Mail, in der bis zu 100 Dokumente aufgelistet sind, zusammen mit einem Link zu „Alle neuen Dokumente anzeigen“.

• Zugriff gewähren oder Benutzer einladen
  

  Wenn Sie Einladung senden wählen, können Sie im letzten Schritt die Einladung personalisieren und senden. Wenn Sie keine Einladung senden, können Sie dies auch später nachholen. Wählen Sie über Kontrollkästchen aus, ob der Benutzer Zugriff erhalten, eine Einladung erhalten oder beides soll.

Schritt 3 – Überprüfen

Überprüfen Sie die Benutzereinstellungen, gehen Sie bei Bedarf zurück, und klicken Sie auf Absenden, um den Vorgang abzuschließen.

Einladung personalisieren und E-Mail senden

Wenn Sie sich entschieden haben, die Benutzer jetzt einzuladen, können Sie die Einladung individuell gestalten. Standardmäßig enthält die Einladung den Benutzernamen, das Passwort sowie einen Projektlink.

Hinweis: Wenn mehrere Benutzer eingeladen werden, sehen sie sich nicht gegenseitig in der E-Mail.

1. Klicken Sie in Firmex auf Gruppen & Benutzer.
   
2. Auf der linken Seite klicken Sie auf den Gruppennamen mit den Benutzern, die Sie einladen möchten, oder auf Alle Benutzer, um bestimmte Personen zu finden.
   
3. Klicken Sie auf das Umschlagsymbol neben dem Benutzer, den Sie einladen möchten.
   Alternativ können Sie mehrere Benutzer mit Kontrollkästchen markieren und dann Benutzer verwalten > Einladungen senden auswählen.