Übersicht
Firmex-Projektadministratoren und -Manager können wählen, ob sie die Optionen für verschlüsselte Dokumente in Projekten aktivieren oder deaktivieren möchten, in denen eine oder mehrere Gruppen die Dokumentenschutzoptionen von Firmex verwenden.
Da Firmex keine zusätzlichen Dokumentenschutzoptionen auf bereits verschlüsselte Dokumente anwenden kann, ermöglicht Ihnen diese Option zu entscheiden, ob verschlüsselte Dokumente aus Ihrem Projekt heruntergeladen werden dürfen, und bietet Ihnen somit eine zusätzliche Kontrolle über diese Dokumente.
Was ist ein verschlüsseltes Dokument?
Ein verschlüsseltes Dokument ist ein Dokument (PDF, Office-Datei usw.), das bereits vor dem Hochladen in Firmex gegen unbefugte Ansicht und/oder Bearbeitung geschützt wurde. Beispiele für gängige Dokumentenverschlüsselung sind Passwortschutz, Dokumente im Nur-Lese-Modus und Dokumente mit eingeschränkter Bearbeitung.
Wie erkenne ich, ob ein Dokument verschlüsselt ist?
Es gibt drei Hinweise in Firmex, die anzeigen, ob ein Dokument verschlüsselt ist:
- Wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, zeigt der Detailbereich auf der rechten Seite des Bildschirms eine Nachricht an, dass das Dokument verschlüsselt ist.
- Wenn ein Dokument mit Firmex-Dokumentenschutzoptionen versehen ist und der Download verschlüsselter Dokumente deaktiviert wurde, erscheint ein kleines Schloss-Symbol über dem Dokumenttyp-Symbol.
- Sie können auch eine vollständige Liste der Dokumente anzeigen, die von Firmex als verschlüsselt markiert wurden, indem Sie folgenden Bericht erstellen:
- Wählen Sie das Menü „Tools“ oben rechts > „Anzeigen als“
- Wählen Sie eine beliebige Gruppe auf der rechten Seite
- Wählen Sie das Excel-Symbol oben rechts > „Zugriffsbericht exportieren“
- Die letzte Spalte im Bericht zeigt „Ja“ für verschlüsselte Dokumente
Für Projektmanager und Administratoren: Sie können jetzt auch die Schnellansicht „Verschlüsselte Dokumente“ im linken Bereich der Registerkarte „Dokumente“ aufrufen. Diese Ansicht zeigt alle aktuellen Versionen von Dokumenten, die als verschlüsselt markiert wurden, und hilft Ihnen, diese schnell zu identifizieren.
Sollte ich die Optionen für verschlüsselte Dokumente aktivieren?
Wenn Sie Dokumente in Firmex hochladen, die bereits über eigene Sicherheitsfunktionen verfügen (z. B. Passwortschutz), kann es akzeptabel sein, dass Benutzer diese Dokumente ohne Firmex-Dokumentenschutz herunterladen. In diesem Fall können Sie die verschlüsselten Downloads aktivieren, sodass Benutzer diese Dateien ohne aktivierte Firmex-Sicherheitseinstellungen herunterladen können.
Warum sollte ich die Optionen für verschlüsselte Dokumente deaktivieren?
Um sicherzustellen, dass verschlüsselte Dokumente nicht ohne Anwendung des Firmex-Dokumentenschutzes heruntergeladen werden, können Sie die Option für verschlüsselte Downloads deaktivieren. Benutzer mit aktiviertem Dokumentenschutz können zuvor verschlüsselte Dokumente weder anzeigen noch herunterladen, und ein Schloss-Symbol erscheint neben dem Dateityp-Symbol des Dokuments.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer Dokumente mit angewendetem Firmex-Dokumentenschutz herunterladen können, sollten Sie eine neue „flache“ Version des Dokuments erstellen, die jegliche vorhandene Verschlüsselung entfernt.
So geht’s mit einem PDF:
- Öffnen Sie die Datei auf Ihrem lokalen Computer in Adobe Reader oder einem ähnlichen PDF-Viewer
- Drucken Sie die Datei als PDF (um eine neue PDF-Datei auf Ihrem Computer zu speichern)
- Laden Sie diese neue „flache“ PDF-Datei in den Datenraum hoch
- Ihre Benutzer sollten nun in der Lage sein, diese Datei mit Firmex-Dokumentenschutz herunterzuladen
Hinweis: Sie können auch eine unverschlüsselte Version der Datei über das Menü „Version hinzufügen“ direkt aus der Schnellansicht „Verschlüsselte Dokumente“ hochladen.
Wie deaktiviere ich den Download verschlüsselter Dokumente?
Standardmäßig ist die Option für verschlüsselte Downloads aktiviert, sodass Benutzer verschlüsselte Dateien ohne Firmex-Dokumentenschutz herunterladen können.
So deaktivieren Sie den Download verschlüsselter Dokumente:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einstellungen“ Ihres Projekts > Kategorie „Dokumentenschutz“.
- Deaktivieren Sie die Option „Verschlüsselte Downloads“.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.