Jede gestellte Frage wird an den/die Antwortkoordinator(en) (ACs) weitergeleitet. Dies ist die einzige verpflichtende Rolle im Q&A-Modul – alle anderen Rollen sind optional.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Q&A zu verwenden: als Tool zum Beantworten von Fragen, zum Zuweisen von Fragen an Experten und als Berichtstool zum Überprüfen, welche Fragen gestellt und beantwortet wurden.
Schnellfilter für Antwortkoordinatoren
Klicken Sie auf den Filter „Neue Fragen“ auf der linken Seite, um Fragen zu sehen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Verwenden Sie die Spaltenüberschriften, um nach Priorität, Datum oder Fragengruppe zu filtern.
Der Filter „In Bearbeitung“ zeigt Fragen, an denen gearbeitet wird, für die aber noch keine Antwortentwürfe vorliegen.
Der Filter „Zur Genehmigung/Einreichung“ zeigt Antworten, die von Experten oder Antwortkoordinatoren verfasst wurden und auf Ihre Überprüfung warten.
Falls eine Genehmiger-Rolle (Approver) vorhanden ist, enthält der Filter „Zur Genehmigung“ die Antworten, die vom Genehmiger geprüft werden müssen.
Um alle Fragen und Antworten unabhängig vom Status anzuzeigen, klicken Sie auf „Filter zurücksetzen“.
Eine Frage beantworten
Um eine Frage zu beantworten oder einem Experten zuzuweisen, klicken Sie auf den Fragetitel.
Die Antwortansicht im Überblick:
Ganz oben sehen Sie die Frage des Autors. Im rechten Bereich finden Sie weitere Informationen zur Frage – wer sie gestellt hat, wann sie eingereicht wurde, ihre Priorität usw. Wenn Ihr Projekt anonyme Fragen zulässt, wird der Name des Autors ausgeblendet.
Sie können eine Frage basierend auf Ihrem eigenen Arbeitsablauf neu priorisieren und neu kategorisieren.
Die Aktivitäten rund um die Frage erscheinen unten im Aktivitätsfeed. Hier finden Sie die Kommunikation zwischen dem Antwortkoordinator, Experten und Genehmigern. Diese Aktivitäten sind intern und werden nicht mit der Frageseite geteilt.
Wenn Sie die Antwort auf die Frage kennen, können Sie diese im Antwortbereich eingeben. Sie können auf bestehende Dokumente oder Ordner im Dokumenten-Tab verlinken oder neue Dokumente hochladen.
Falls ein anderer Q&A-Nutzer auf der Antwortseite bereits eine Antwort gegeben hat, können Sie sie mit der „Zitatantwort“-Option einreichen oder zur Genehmigung senden.
Die Option „Zitatantwort“ kopiert und fügt die Entwurfsantwort in einem einzigen Schritt ein und ermöglicht es Ihnen, Änderungen im oberen Textfeld vorzunehmen, falls Sie die ursprüngliche Antwort bearbeiten müssen. Durch die Verwendung der „Zitatantwort“ bleiben auch alle mit der Antwort verknüpften oder hochgeladenen Dokumente erhalten. Die Verwendung der „Zitatantwort“ stellt ebenfalls sicher, dass alle mit der Antwort verknüpften oder hochgeladenen Dokumente erhalten bleiben.
Öffentliche Antworten
Bevor Sie die Antwort absenden, überlegen Sie, ob Sie sie mit allen Fragengruppen oder nur mit der Gruppe teilen möchten, die die Frage gestellt hat. Wenn Sie sie mit allen Fragengruppen teilen, wird die Frage und Antwort öffentlich, sodass alle Gruppen sie sehen können, während die Informationen darüber, wer die Frage gestellt hat, vertraulich bleiben. Je nach Ihrer Wahl aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Absenden-Schaltfläche.
Anschließend können Sie die Absenden-Schaltfläche auswählen oder, falls ein Genehmiger vorgesehen ist, Zur Genehmigung senden wählen und den Abschnitt zum Genehmiger unten einsehen.
Eine Frage zuweisen
Sie können eine Frage einem anderen Antwortkoordinaoren oder einem Experten zuweisen. Klicken Sie dafür auf „Zuweisen“, wählen oder tippen Sie den Namen der Person. Diese Person erhält ggf. eine Benachrichtigung per E-Mail (je nach Einstellung der Gruppe) und sieht die Frage in ihrer Q&A-Ansicht.
Sie können zusätzliche Personen per CC-Feld einbeziehen – diese müssen aber nicht aktiv werden. Sie können außerdem eine individuelle Nachricht schreiben, die nur auf der Antwortseite sichtbar ist.
Wenn ein Genehmiger vorhanden ist
Wenn der Antwortkoordinator bereit ist, die Antwort zu senden, ist der letzte Schritt das Klicken auf „Zur Genehmigung senden“.
Der Genehmiger kann die Antwort entweder genehmigen oder ablehnen und bei Ablehnung Kommentare hinterlassen. Der Genehmiger kann entscheiden, ob die Antwort öffentlich an alle Fragengruppen gesendet oder nur an die ursprüngliche Fragestellergruppe weitergeleitet wird.
Beachten Sie, dass, wenn die Option „Antwortkoordinator muss Antwort nach Genehmigung manuell an Fragengruppe senden“ unter Q&A-Einstellungen Optionen aktiviert ist, der Antwortkoordinator die Antwort manuell einreichen muss, nachdem sie vom Genehmiger genehmigt wurde.
Die genehmigte Antwort befindet sich im Abschnitt „Zur Einreichung“ und wartet darauf, dass der Antwortkoordinator sie an die Frageseite übermittelt.
Exportieren von Q&A-Ergebnissen
Die im Reiter Q&A sichtbaren Ergebnisse können in eine Excel-Tabelle exportiert werden:
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Alle Ergebnisse exportieren: Exportiert alle Fragen und Antworten, die Ihnen im Q&A zur Verfügung stehen.
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Gefilterte Ergebnisse exportieren: Exportiert nur jene Fragen und Antworten, die den aktiven Filtern entsprechen.