Qu’il s’agisse de la première fois — ou de la dixième — que vous gérez un projet Firmex, ce guide vous aidera à configurer et à gérer efficacement votre projet Firmex. Idéal pour tout administrateur débutant.
À la fin de ce guide, vous serez en mesure de :
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préparer efficacement votre matériel pour votre projet à venir
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avoir une vue d’ensemble du fonctionnement des projets Firmex
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comprendre comment les informations sont organisées dans Firmex
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trouver un équilibre entre transparence et confidentialité dans votre projet.
Où s'intègre Firmex ?
Vous pouvez utiliser votre salle de données virtuelle (VDR) pour de nombreux cas d’utilisation. Nous avons constaté que nos VDR sont utilisés pour les Due Diligences, les audits, les rapports d'investisseurs et les appels d’offres, pour n’en nommer que quelques-uns. Quel que soit le cas d’utilisation, les éléments de base de Firmex restent les mêmes. Un grand nombre de documents confidentiels sont téléchargés et examinés entre une ou plusieurs parties à l’intérieur et à l’extérieur du pare-feu de votre entreprise.
Firmex centralise ces informations et vous en donne le contrôle.
Préparer votre projet pour savoir à quoi vous attendre
Notre équipe de Services aux clients a constaté à maintes reprises que les administrateurs qui préparent leur projet à l’avance ont des salles de données correctement configurées dès le premier essai, avec moins de modifications majeures et de perturbations pour leurs invités.
En savoir plus sur la préparation de votre projet.
Préparer votre structure de dossiers pour le téléchargement
Il existe certaines manières de structurer vos informations qui facilitent à la fois l’attribution d'autorisations et d’accès de vos invités. Regardez la vidéo ci-dessous pour comprendre comment télécharger au mieux votre matériel de vérification.
Pour regarder cette vidéo avec des sous-titres en français, sélectionnez « Français » dans les options de sous-titres.
Importer vos dossiers et documents
Une fois vos données organisées, vous pouvez choisir parmi plusieurs méthodes pour importer vos informations sur Firmex.
En savoir plus sur le téléchargement de vos dossiers et documents.
Gérer vos dossiers et documents
Regardez la vidéo ci-dessous pour comprendre comment travailler avec les dossiers et les documents dans votre projet.
La vidéo couvre les sujets suivants :
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Déplacement et copie de dossiers et documents
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Renommage de dossiers et documents
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Masquage d’informations sensibles
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Gestion des versions de documents
Configurer les groupes et autorisations par défaut
Nous recommandons de configurer les groupes et les autorisations dans votre projet une fois vos données importées. À cette étape, vous configurerez l'espace réservé - le groupe d'utilisateurs - auquel vous inviterez plus tard des utilisateurs. Chaque groupe peut avoir différentes autorisations configurées.
En savoir plus sur l’ajout d'un groupe et la définition de ses autorisations.
Réviser les autorisations et inviter des utilisateurs à votre projet
Une fois vos groupes et autorisations configurés, vous pouvez utiliser l’outil Voir Comme pour vérifier vos autorisations en prévisualisant votre projet en tant qu’autre groupe ou utilisateur. Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de vos autorisations, vous pouvez inviter des utilisateurs à votre projet.
En savoir plus sur l'invitation des utilisateurs à votre projet.
Sperviser l’activité de votre projet en utilisant les rapports et listes
Les rapports répondent aux questions suivantes :
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Quelle entreprise ou groupe s’est connecté, et quel est celui qui ne l’a pas encore fait ?
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Quelle entreprise ou groupe montre de l’intérêt pour la documentation fiscale ?
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Quand ai-je invité un utilisateur au projet ?
Les listes fournissent les éléments suivants :
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Montrez-moi tous les documents et dossiers dans le dossier Finances
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Montrez-moi tous les documents et dossiers dans le projet
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Fournissez-moi un lien vers tous les documents et dossiers dans le projet
En savoir plus sur les rapports et les listes.