Ya sea la primera vez que gestionas un proyecto de Firmex o la décima, en esta guía aprenderás a configurar y administrar tu proyecto de manera efectiva. Perfecta para cualquier administrador que recién comienza.
Al final de esta guía podrás:
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Preparar eficazmente tu material para el proyecto
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Obtener una visión general de cómo funcionan los proyectos en Firmex
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Comprender cómo se organiza la información en Firmex
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Encontrar un equilibrio entre transparencia y privacidad en tu proyecto
El rol de Firmex
Tú puedes usar su VDR para una variedad de casos de uso. Hemos visto que se utiliza para procesos de debida diligencia, auditorías, reportes a inversores y licitaciones (RFPs), por nombrar algunos. Independientemente del caso, los elementos fundamentales de Firmex son los mismos: se cargan y revisan grandes cantidades de documentos confidenciales entre una o más partes, dentro y fuera del firewall de su empresa. Firmex centraliza esa información y le da el control sobre ella.
Prepárate para tu proyecto – ¿Qué puedo esperar?
Nuestro equipo de Servicios al Cliente ha observado una y otra vez que los administradores que se preparan con anticipación configuran correctamente su sala de datos desde el principio, con menos cambios importantes y menos interrupciones para los invitados.
[Más información sobre cómo preparar tu proyecto.]
Prepara la estructura de carpetas para la carga
Existen formas de estructurar su información que facilitan la asignación de permisos y el acceso por parte de los invitados. Checa el video a continuación para entender cómo cargar mejor su material de debida diligencia.
Para ver este video con subtítulos en español, selecciona "Español" en las opciones de subtítulos.
Carga tus carpetas y documentos
Una vez que tus datos estén organizados, podrás elegir entre varias formas de cargarlos en Firmex.
[Más información sobre cómo cargar carpetas y documentos.]
Administra tus carpetas y documentos
Checa el video a continuación para aprender cómo trabajar con carpetas y documentos dentro de tu proyecto.
El video cubre los siguientes temas:
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Mover y copiar carpetas y documentos
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Renombrar carpetas y documentos
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Ocultar información sensible
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Versionado de documentos
Configura grupos y permisos predeterminados
Recomendamos configurar los grupos y sus permisos una vez que los datos hayan sido cargados. En este paso, establecerás los contenedores (placeholders) a los que luego invitará a los usuarios. Cada grupo o contenedor puede tener permisos distintos.
[Más información sobre cómo agregar grupos y establecer permisos.]
Revisa permisos e invita usuarios a tu proyecto
Una vez que hayas configurado los grupos y permisos, puedes utilizar la herramienta “Ver como” para revisar cómo se ven los permisos desde la perspectiva de otro grupo o usuario. Cuando estés conforme con la configuración, podrás invitar a los usuarios.
[Más información sobre cómo invitar usuarios a tu proyecto.]
Supervisa la actividad del proyecto mediante informes y listados
Los informes responden a preguntas como:
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¿Qué empresa o grupo ha iniciado sesión y cuál no?
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¿Qué empresa o grupo muestra interés en la documentación fiscal?
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¿Cuándo invité a un usuario al proyecto?
Los listados permiten:
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Mostrar todos los documentos y carpetas en la carpeta "Finanzas"
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Mostrar todos los documentos y carpetas del proyecto
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Proporcionar un enlace a todos los documentos y carpetas del proyecto