Ein Projekt ist die Grundlage Ihrer Firmex-Seite. Es ist das Erste, was Sie erstellen – die Hülle, in der sich Dokumente und Benutzer befinden. Um ein neues Projekt hinzuzufügen, müssen Sie ein Seitenmitarbeiter (Site Contributor) oder Administrator sein. Die folgenden Schritte erklären, wie Sie ein neues Firmex-Projekt erstellen.
Sie können die folgenden Projekteinstellungen festlegen und bearbeiten:
- Projektname: Der Name des Projekts.
- Projekttyp: Der Typ des Projekts, das Sie erstellen. Dies ändert das Verhalten des Projekts nicht, sondern nur die Navigationsbeschriftungen. Zum Beispiel verwendet der Projekttyp „Fusion“ die Bezeichnung „Due Diligence“, während der Typ „Ausschreibung (RFP)“ die Bezeichnung „Dokumentenaustausch“ für dieselbe Funktion verwendet. Sie können diese Bezeichnungen ändern, indem Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“ klicken und dann zu „Terminologie“ navigieren.
- Branche: Der Sektor, mit dem der Datenraum arbeitet.
- Land: Das Land, in dem sich die Gastgeber des Datenraums befinden.
- Wert: Der geschätzte Wert des Geschäfts/Projekts (d. h. der Wert der Angelegenheit, mit der sich der Datenraum befasst).
- Kontaktname & E-Mail: Der Name und die E-Mail-Adresse der Person, die am besten Fragen zum Projekt beantworten kann. Während Firmex technische Fragen behandelt, beantwortet diese Person Fragen zu den Dokumenten und zum Inhalt des Geschäfts. Jedes Projekt kann nur einen Ansprechpartner haben.
- Bounce-back-E-Mail (optional): Ihr Projekt versendet Einladungs-E-Mails und Benachrichtigungen über neue Dokumente. Wenn diese E-Mails z. B. wegen einer falschen E-Mail-Adresse zurückkommen, erhält die hier angegebene Adresse diese Warnungen. Wenn dieses Feld leer bleibt, werden zurückkommende E-Mails an den Seitenadministrator weitergeleitet.
- Status: Legen Sie den Projektstatus fest, um Sichtbarkeit und Zugriff zu steuern. Projekte werden in der Regel auf „Online“ gesetzt, um Benutzern den Zugriff zu ermöglichen, oder auf „Nur Admin-Zugriff“, um Benutzer zu blockieren:
- Online: Das Projekt ist aktiv und für alle Benutzer sichtbar. Alle Benutzer mit Zugriff können es betreten. Bei aktivierter Dokumentenbenachrichtigung werden E-Mails an alle Benutzer gesendet.
- Offline-Nur Admin-Zugriff: Nur Administratoren können das Projekt sehen und betreten. Für andere Benutzer ist es unsichtbar. Benachrichtigungen gehen nur an Administratoren.
- Online-Nur Admin-Zugriff: Das Projekt ist für alle Benutzer sichtbar, aber nur Administratoren können es betreten. Benachrichtigungen gehen nur an Administratoren.
- Archiviert: Das Projekt ist nur für Seitenadministratoren verfügbar. Projektbenutzer und -administratoren haben keinen Zugriff.
- Training: Das Projekt dient ausschließlich zu Schulungszwecken.
- Nummerierungseinstellung: Firmex kann Ordner und Unterordner automatisch gemäß einem vom Administrator festgelegten Schema nummerieren. Die automatische Nummerierung erscheint vor dem Ordnernamen. Sie kann für das gesamte Projekt oder einzelne Verzeichnisse ein- oder ausgeschaltet werden. Ordner können auch alphabetisch sortiert werden, wobei die automatische Nummerierung deaktiviert wird.
- Automatische Nummerierung: Nummeriert Ordner gemäß dem angegebenen Schema.
- Nummerierung ausblenden und manuell sortieren: Deaktiviert die automatische Nummerierung und erlaubt manuelle Sortierung.
- Nummerierung ausblenden und alphabetisch sortieren: Deaktiviert die automatische Nummerierung und sortiert Ordner alphabetisch.
- Nummerierungsschema: Wenn automatische Nummerierung aktiviert ist, geben Sie das gewünschte Schema ein. Sie können aus den Zeichen A, AA, a, aa, I, i, 1 und den Trennzeichen . , – ) } ] wählen.
Beispiele:
I.A.1.a
AA.a.1.1
A)I.1.1 - Haftungsausschluss hochladen (optional): Laden Sie eine Haftungsausschlusserklärung hoch, die alle Benutzer beim ersten Login akzeptieren müssen. Der Benutzer hat zwei Optionen – Zustimmen oder Ablehnen. Bei Zustimmung erhält er Zugang, bei Ablehnung wird der Zugang verweigert.
- Bei jedem Projektzugriff anzeigen: Wählen Sie diese Option, um den Haftungsausschluss bei jedem Zugriff auf das Projekt anzuzeigen.