Mit "Projekt kopieren" können Projektadministratoren ein bestehendes Projekt – einschließlich aller Ordner, Dokumente, Benutzer, Berechtigungen und Einstellungen – in ein neues Projekt kopieren. Neben der Zeitersparnis bei sich wiederholenden Aufgaben zur Projekterstellung reduziert diese Funktion das Risiko bei der Festlegung von Berechtigungen. Diese Funktion ist ausschließlich für Seiten-Mitwirkende und Seiten-Administratoren reserviert.
Verwendung und Anwendungen
Vorlagenprojekte
Für Seiten, auf denen häufig ähnliche Projekte erstellt werden, kann ein Administrator ein Vorlageprojekt anlegen, das für einen bestimmten Anwendungsfall angepasst ist, mit vordefinierten Ordnern, projektspezifischer Terminologie und Gruppen. Wenn ein neues Projekt erstellt werden muss, wird das passende Vorlageprojekt kopiert, wodurch der Aufwand für die Erstellung, Anpassung und Einrichtung des neuen Projekts erheblich reduziert wird.
Halte Vorlageprojekte im Status „Offline Admin Access“, um zu verhindern, dass Nicht-Administratoren darauf zugreifen können.
Vordefinierte Gruppen
Während jedes Projekt einzigartig ist, gibt es bestimmte Berechtigungen, die von mehreren Projekten gemeinsam genutzt werden. Mit "Projekt kopieren" können Sie diese Gruppenberechtigungen im Voraus festlegen, sodass SIe sicher sein können, dass sie bei neuen Projekten korrekt eingerichtet sind.
Zum Beispiel haben die meisten M&A-Projekte eine Käufergruppe und eine Beratergruppe. Erstellen Sie diese Gruppen im Vorlageprojekt und definieren ihre Berechtigungen im Voraus. Wenn ein neues M&A-Projekt erstellt wird, kopieren Sie einfach das Vorlageprojekt. Die Aufgabe des Administrators besteht dann lediglich darin, Benutzer den richtigen Gruppen zuzuweisen, anstatt Gruppen und deren Berechtigungen neu zu erstellen.
Schritte zum Kopieren eines Projekts
Wir empfehlen einen dreistufigen Ansatz:
- Projekt kopieren
- Aufräumen und überprüfen
- Live schalten
Kopieren
Wenn ein Projekt kopiert wird, erhält es den Status "Offline Admin Access". Das bedeutet, dass nur Administratoren das Projekt sehen und darauf zugreifen können, während es eingerichtet wird.
Aufräumen und überprüfen
Betreten Sie das kopierte Projekt und überprüfen Sie die kopierten Daten. Achten Sue besonders auf die übernommenen Dokumente, Ordner und Benutzer. Passen Sie die Projekteinstellungen an und überprüfen Sie den Projektnamen, Hauptkontakt und Haftungsausschluss (falls vorhanden).
Nutzen Sie das "Ansehen als"-Tool, um die Gruppenberechtigungen zu überprüfen.
Auch wenn alle Benutzer aus dem originalen Projekt kopiert werden, können Benutzer ohne die Projektrolle „Administrator“ nicht auf das Projekt zugreifen, solange es im Status „Offline Admin Access“ ist. Entfernen Sie Benutzer aus dem Projekt und überprüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie du den Status auf „Online“ setzten
Live schalten
Nachdem Sie das Projekt überprüft haben, änderen Sie den Status auf „Online“ und laden Benutzer dazu ein.
FAQ
Was wird kopiert?
- Geheimhaltungsvereinbarung (falls vorhanden)
- Projekteinstellungen
- Gruppen & Benutzer
- Ordner und deren Berechtigungen
- Dokumente und Versionen (optional)
- Projektspezifische Terminologie
- „Email In“ (Ordner erhalten eine neue E-Mail-Adresse)
- Tags, Kommentare
- Q&A
Wer kann Projekte kopieren?
Projektadministratoren, die auch Seiten-Mitwirkende oder Seiten-Administratoren sind, können "Projekt kopieren" verwenden.
Wie sehen die Berichte meines neuen Projekts aus?
Benutzeraktivitäten werden nicht kopiert. Die einzigen Aktivitäten im neuen Projekt sind die kopierten Dokumente, die als von dem Benutzer kopiert erscheinen, der den Kopiervorgang durchgeführt hat – mit dem Datum der Projekterstellung.
Wo ist mein kopiertes Projekt?
Kopierte Projekte erscheinen in der Projektliste. Versuchen Sie, Ihre Projektliste nach dem Kopieren eines Projekts zu aktualisieren.