Als Fragenkoordinator (QC) können Sie Fragen direkt an die Antwortseite weiterleiten. Zudem sind Sie verantwortlich dafür, die von den Fragenautoren in Ihrer Gruppe erstellten Entwurfsfragen einzureichen.
Einreichen oder Archivieren von Entwurfsfragen der Fragenautoren
Entwurfsfragen müssen von Fragenkoordinatoren geprüft und verwaltet werden. Wählen Sie im Filter „Entwurfsfragen“ den Fragetitel, um alle Details anzuzeigen. Von dort aus können Sie die Frage, Kategorie und Priorität bearbeiten, bevor Sie sie an die Antwortseite übermitteln. Zudem können Sie Dokumente im VDR mit der Frage verlinken.
Alternativ können Entwurfsfragen über das Dropdown-Menü gelöscht werden. Bitte beachten Sie: Gelöschte Fragen können nicht wiederhergestellt werden, und die Antwortseite sieht keinen Eintrag über gelöschte Entwürfe.
Sie können auch mehrere Fragen gleichzeitig über die Kontrollkästchen einreichen oder löschen.
Wie man eine Frage stellt
Eine einzelne Frage stellen
Klicken Sie im Reiter Q&A auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Füllen Sie den Fragetitel aus, fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu und verlinken Sie ein Dokument oder einen Ordner. Weisen Sie der Frage eine Kategorie und Priorität zu.
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Wenn Sie Fragenautor sind, können Sie die Frage als Entwurf speichern.
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Wenn Sie Fragenkoordinator sind, können Sie die Frage direkt einreichen.
Wenn kein Fragenkoordinator vorhanden ist, kann ein Fragenautor die Frage direkt an die Antwortgruppe senden. Einmal eingereicht, kann die Frage nicht zurückgezogen werden.
Eine Frage über die Dokumentenansicht stellen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder einen Ordner und wählen Sie „Frage hinzufügen“. Es erscheint derselbe Fragenbildschirm mit Verknüpfung zum ausgewählten Element.
Eine Fragenliste importieren
Sie können eine Liste von Fragen mithilfe einer Excel-Tabelle importieren. Eine Fragengruppe kann alle Fragen in das Template eintragen und dieses dann in Firmex importieren.
Dies ist nützlich für Gruppen mit vielen Fragen oder für Gruppen ohne Firmex-Konto für alle Mitglieder. Die Vorlage ist über den Reiter Q&A unter Importieren verfügbar.
Fragen können auch im Namen einer Gruppe durch den Fragenkoordinator importiert werden.
Eine Frage erneut öffnen
Fragenkoordinatoren (QCs) können bereits beantwortete Fragen erneut öffnen – Fragenautoren können dies nicht. Dies dient dazu, um Klärung oder weitere Details zu bitten, während der ursprüngliche Verlauf erhalten bleibt.
Zum Wiederöffnen einer Frage wählen Sie den Fragetitel aus und klicken auf „Wiederöffnen“. Der Aktivitätsverlauf zeigt eine protokollierte Historie der Konversation, um den vollständigen Zusammenhang zu verdeutlichen. Öffentliche Antworten können nicht erneut geöffnet werden.
Fragen filtern
Aktivitäten rund um Fragen und Antworten erscheinen im Reiter Q&A, neben dem Reiter Dokumente. Im linken Bereich finden Sie voreingestellte Schnellfilter, mit denen Sie offene Fragen und Antworten anzeigen können. Sie können eigene Filter über die Dropdown-Menüs unterhalb der Schnellfilter definieren. Klicken Sie auf „Filter zurücksetzen“, um alle Fragen und Antworten in allen Zuständen zu sehen. Wenn ein QC vorhanden ist, erscheint zusätzlich der Filter „Entwurfsfragen“ für noch nicht eingereichte Fragen.
Einige Fragen ändern ihre Farbe je nach Offenzeit:
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Schwarz: Offen seit weniger als 3 Tagen
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Orange: Offen seit 3–4 Tagen
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Rot: Offen seit mehr als 4 Tagen
Fragen können mit dem Hinweis „Öffentlich“ versehen sein, wenn die Antwortgruppe die Antwort veröffentlicht hat.
Fragen und Antworten exportieren
Die Q&A-Ergebnisse im gleichnamigen Reiter können in eine Excel-Tabelle exportiert werden.
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Alle Ergebnisse exportieren: Exportiert alle für Sie sichtbaren Fragen und Antworten.
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Gefilterte Ergebnisse exportieren: Exportiert nur jene Fragen und Antworten, die den aktuell eingestellten Filtern entsprechen.