Egal, ob Sie zum ersten Mal ein Firmex-Projekt verwalten oder bereits Ihr zehntes Projekt betreuen – in dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Firmex-Projekt effektiv einrichten und verwalten. Perfekt für jeden Administrator, der gerade erst anfängt.
Am Ende dieses Leitfadens werden Sie in der Lage sein:
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Ihr Material effektiv auf Ihr bevorstehendes Projekt vorzubereiten
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Einen Überblick darüber zu bekommen, wie Firmex-Projekte funktionieren
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Zu verstehen, wie Informationen in Firmex organisiert sind
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Ein Gleichgewicht zwischen Transparenz und Vertraulichkeit in Ihrem Projekt zu finden
Die Rolle von Firmex
Sie können Ihren VDR für eine Vielzahl von Anwendungsfällen nutzen. Wir haben gesehen, dass unser VDR für Due Diligence, Audits, Investorenberichte und RFPs verwendet wird – um nur ein paar zu nennen. Unabhängig vom Anwendungsfall bleiben die Bausteine von Firmex gleich: Eine große Menge vertraulicher Dokumente wird zwischen einer oder mehreren Parteien innerhalb und außerhalb Ihrer Unternehmensfirewall hochgeladen und überprüft. Firmex zentralisiert diese Informationen und gibt Ihnen die Kontrolle darüber.
Vorbereitung auf Ihr Projekt – was Sie erwartet
Unser Supportteam hat immer wieder festgestellt: Administratoren, die ihr Projekt im Voraus vorbereiten, richten ihren Datenraum von Anfang an korrekt ein – mit weniger großen Änderungen und Unterbrechungen für ihre Gäste.
[Mehr über die Projektvorbereitung erfahren.]
Strukturieren Sie Ihre Ordner für den Upload
Es gibt Möglichkeiten, Ihre Informationen so zu strukturieren, dass sie sich leicht berechtigen lassen und gleichzeitig für Ihre Gäste gut zugänglich sind. Sehen Sie sich das untenstehende Video an, um zu verstehen, wie Sie Ihre Due-Diligence-Unterlagen am besten hochladen.
Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.
Laden Sie Ihre Ordner und Dokumente hoch
Sobald Ihre Daten organisiert sind, können Sie aus verschiedenen Methoden wählen, um Ihre Informationen in Firmex hochzuladen.
[Mehr über das Hochladen von Ordnern und Dokumenten erfahren.]
Verwalten Sie Ihre Ordner und Dokumente
Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu lernen, wie Sie mit Ordnern und Dokumenten in Ihrem Projekt arbeiten.
Das Video behandelt folgende Themen:
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Verschieben und Kopieren von Ordnern und Dokumenten
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Umbenennen von Ordnern und Dokumenten
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Ausblenden sensibler Informationen
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Versionierung von Dokumenten
Standardgruppen und Berechtigungen einrichten
Wir empfehlen, Gruppen und Berechtigungen in Ihrem Projekt einzurichten, nachdem Sie Ihre Daten hochgeladen haben. In diesem Schritt richten Sie die Platzhalter – also die Container – ein, zu denen Sie später Benutzer einladen. Jede Gruppe bzw. jeder Container kann unterschiedliche Berechtigungen erhalten.
[Mehr über das Hinzufügen von Gruppen und das Festlegen von Berechtigungen erfahren.]
Berechtigungen prüfen und Benutzer einladen
Sobald Sie Ihre Gruppen und Berechtigungen eingerichtet haben, können Sie das Tool „Anzeigen als“ verwenden, um Ihre Berechtigungen aus Sicht einer anderen Gruppe oder eines Benutzers zu überprüfen. Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie Benutzer in Ihr Projekt einladen.
[Mehr über das Einladen von Benutzern in Ihr Projekt erfahren.]
Projektaktivitäten mit Berichten und Listen überwachen
Berichte beantworten folgende Fragen:
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Welche Firma oder Gruppe hat sich angemeldet – und welche nicht?
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Welche Firma oder Gruppe zeigt Interesse an der Steuerdokumentation?
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Wann habe ich einen Benutzer zum Projekt eingeladen?
Listen bieten Folgendes:
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Zeige mir alle Dokumente und Ordner im Ordner „Finanzen“
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Zeige mir alle Dokumente und Ordner im Projekt
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Gib mir einen Link zu allen Dokumenten und Ordnern im Projekt